Implantar boas práticas focadas em reduzir custos é uma das estratégias mais importantes para melhorar o faturamento nas vendas externas e manter sua equipe competitiva nesse mercado cada vez mais desafiador.
Afinal, sem o cuidado adequado, as despesas com vendas podem sobrecarregar sua gestão — principalmente se você não combater os gastos ocultos. Muitas empresas desperdiçam valores altos com combustível, papéis e falta de eficiência, e acabam tendo dificuldade para contabilizar isso tudo.
Por isso, organizamos aqui as 14 principais estratégias para diminuir despesas na sua gestão de vendas externas. E o melhor: muitas dessas práticas são simples, fáceis de implantar e estão ao alcance da sua gestão.
Assista o vídeo a seguir, ou continue sua leitura:
A importância de buscar essas estratégias e diminuir despesas na gestão de uma equipe externa é óbvia: quanto menos gastos sua empresa tiver, mais dinheiro vai sobrar para melhorar o time, a estrutura e toda a operação — sem falar que os lucros também aumentam.
Além disso, uma empresa com excelente lucratividade pode recompensar melhor cada vendedor externo, aumentar a motivação e até ter melhores possibilidades de negociação com os clientes.
1. Entenda a diferença entre custos e despesas
Se você quer saber como reduzir custos na empresa, além de diminuir despesas com uma operação muito mais eficiente, o primeiro passo é entender as diferenças entre esses dois termos.
Custos são os gastos vinculados diretamente com a produção ou a disponibilização dos produtos ou serviços de uma empresa. Dessa forma, estão intrinsecamente relacionados com a atividade-fim oferecida.
As despesas, por sua vez, são mais vinculadas à manutenção da empresa, sem relação direta com a produção. São elas que garantem a operacionalização dos processos.
Para entender melhor, podemos pensar no caso de uma fábrica de móveis, por exemplo. Nessa situação os custos envolvem matéria-prima e mão-de-obra, enquanto as despesas consideram a limpeza do pavilhão, a administração do processo e as vendas.
No entanto, no caso de uma operação de vendas externas há uma diferença importante: como as vendas são sua atividade-fim, todas as atividades vinculadas a isso fazem parte dos custos, e não das despesas.
Nesse sentido, os custos de uma operação de vendas externas envolvem o combustível, os veículos e o salário dos consultores. As despesas, por sua vez, são vinculadas à administração e aos gastos com a gestão da equipe externa.
2. Revise os custos e despesas para otimizar sua operação
Para ser capaz de reduzir custos e despesas, é preciso conhecê-los completamente. O gestor da operação precisa estar ciente de todos os gastos em sua gestão, incluindo os custos envolvidos no trabalho de cada vendedor externo, caso a caso.
A partir dessa visão completa, fica muito mais fácil perceber gargalos, entender quais são os gastos exagerados e saber como otimizar os processos para diminuir despesas e custos.
Se sua gestão for manual, acompanhar todos os gastos pode ser uma tarefa exaustiva e acabar gerando ainda mais despesas. Por isso, é interessante automatizar o processo.
Contar com uma ferramenta que automatize o controle faz toda a diferença. Uma sugestão prática é a VExpenses, que permite acompanhar as despesas corporativas em tempo real, centralizar informações e reduzir o retrabalho na prestação de contas.
3. Explore as possibilidades da carteira de cada vendedor externo
O Custo de Aquisição de Cliente (CAC) é um dos principais indicadores de custos de uma operação de vendas externas. Afinal, ele envolve todo o trabalho de sua equipe para conquistar novos compradores.
E você sabe que esse gasto não é pequeno: é preciso investir em marketing e pré-venda, descobrir quem são os possíveis clientes, visitá-los (geralmente várias vezes) e oferecer excelentes propostas para vencer a concorrência.
Por isso, antes de investir pesado em conquistar novos clientes, é preciso explorar ao máximo a carteira atual de cada vendedor externo. Busque focar na positivação da carteira com estratégias inteligentes e completas.
Dessa forma, os resultados chegarão mais rápido e com menos custos. A partir disso, é possível expandir a carteira de maneira mais responsável, sem exagerar nos custos com aquisição de clientes.
4. Elimine os gastos com papel
O papel pode ser um grande vilão da gestão de vendas externas. Afinal, se todo o seu processo depende de documentos, você vai gastar um valor enorme com impressão, não é?
E o pior é que essa geralmente é uma despesa oculta, já que o valor de cada papel é baixo e o gestor não costuma levá-lo tanto em conta — até que ele prejudique seu lucro.
Além disso, o papel envolve outras despesas, como a presença de um profissional para tabular e organizar os dados, a necessidade de arquivos para armazenamento e a perda de tempo na gestão e na própria operação de vendas externas.
Isso porque encontrar o documento certo, localizar a informação e atualizar dados de forma manual são exemplos de atividades demoradas que prejudicam a eficiência.
Eliminar essa limitação por meio de um software de gestão para vendas externas é uma excelente opção para reduzir custos e diminuir despesas.
5. Combata os deslocamentos desnecessários para reduzir custos com combustível e a perda de tempo de seus vendedores externos
Você sabe quanto tempo seus vendedores gastam em deslocamento diariamente? Sabia que boa parte desse gasto é causada por falta de eficiência no planejamento?
Por meio de um bom planejamento de rotas, feito com tecnologia e inteligência, seus vendedores externos podem perder menos tempo, consumir menos combustível e completar muito mais vendas.
6. Acompanhe rigorosamente os indicadores de sucesso da operação de vendas externas
Esta é uma dica que abrange todas as etapas da sua operação. Acompanhar os principais indicadores comerciais vai permitir que você perceba, por exemplo:
- Se há gastos muito altos com a gestão
- Se os vendedores estão perdendo tempo com um deslocamento ineficiente
- Se o vendedor não estão conseguindo contato com o cliente em muitas das visitas
- Se o CAC não está valendo a pena
Leia mais: Principais indicadores comerciais: conheça os KPIs indispensáveis para vendas externas
Com essas informações essenciais em mãos, você pode descobrir como reduzir custos na empresa, diminuir despesas, otimizar seus processos e ter excelentes resultados.
7. Foque em vendas com grande potencial de lucro e com menos custos
Toda visita a um cliente envolve custos importantes como deslocamento, combustível, salário do vendedor externo, entre outros — sem falar nas despesas de gestão que acabam sendo envolvidas.
Por isso, clientes que geram pouco lucro — seja por comprarem pouco ou com pouca frequência — podem ser um sério problema na operação de vendas externas. Principalmente se demandarem um investimento grande em cada visita.
Uma estratégia interessante é dar prioridade para clientes mais próximos (que demandam menos custos) e que geram um bom retorno.
8. Integre estratégias de field sales com técnicas de inside sales
Muitos gestores estão com medo do futuro das field sales, porque as operações parecem estar se tornando cada vez mais desafiadoras — principalmente com o crescimento da internet e a entrada de uma nova geração na chefia das empresas.
No entanto, esse não é o fim das vendas externas! Já falamos disso neste texto:
Futuro das vendas externas: field sales não morreu, mas está mudando! Saiba como acompanhar essas tendências.
Uma das principais tendências para este momento é buscar uma operação que combine a tradição de field sales com estratégias de inside sales, como realizar contatos por telefone ou internet antes da visita.
É uma ótima opção para continuar atendendo clientes distantes que não costumam compensar uma visita presencial. Ao mesmo tempo, é possível manter as visitas para clientes mais importantes e também para fechar o negócio.
A redução de gastos com deslocamento é considerável!
9. Crie um suporte pré-venda
A prospecção para vendas externas é uma parte essencial de qualquer operação, e ela costuma ser feita pelos próprios vendedores. Afinal, são eles que passam mais tempo com os clientes e podem otimizar essa busca por um novo público.
No entanto, isso certamente toma tempo que poderia ser dedicado a vender. Por isso, ter um time pequeno focado no pré-venda, na prospecção e na qualificação de contatos, pode ser uma boa escolha.
Essas pessoas também podem ser responsáveis por monitorar indicadores de conversão, utilizar técnicas de inside sales e trabalhar juntamente com o marketing da empresa.
Ainda que isso envolva a contratação de mais profissionais, o resultado pode ser muito positivo na redução do CAC.
Mas lembre-se: essa equipe não deve substituir os vendedores na prospecção, e sim funcionar como um suporte para eles, de forma a otimizar os processos.
10. Controle a jornada de sua equipe externa
Para poder implantar essas dicas e buscar mais eficiência no processo, é importantíssimo saber como estão sendo realizadas as vendas. Por isso, um sistema com controle de visitas em tempo real é fundamental.
Ele permite que você combata os ladrões de produtividade e reduza custos e despesas, ao mesmo tempo em que recompensa bons vendedores e garante os resultados.
Leia mais: Como controlar seus vendedores externos e aumentar a produtividade da equipe.
11. Treine sua equipe de vendedores
Esta dica é simples: uma equipe externa bem capacitada é capaz de conquistar resultados melhores gastando muito menos. Por isso, invista em treinamentos. O retorno certamente vai valer a pena.
12. Tenha um planejamento estratégico de vendas
Criar um plano de vendas é parte fundamental para o sucesso de uma equipe externa. Sem um bom planejamento estratégico comercial, seus vendedores vão estar mal orientados e gastarão muito mais para alcançar cada cliente.
Por isso, reúna-se com sua equipe, levante os objetivos e metas da operação, desenhe estratégias para alcançá-los e garanta que todos estejam focados em seguir esse processo.
13. Elimine os erros na gestão de sua equipe externa
Todas as dicas acima são fundamentais, mas nunca vão ser suficientes se sua gestão cometer muitos erros. Esse problema é comum, principalmente quando a organização depende de papelada.
Nesses casos, acontece de dois vendedores serem mandados no mesmo cliente, rotas serem bagunçadas, veículos perderem a manutenção programada, descontos impossíveis serem oferecidos, entre outros problemas.
Para reduzir custos e despesas, é fundamental eliminar esses erros — preferencialmente por meio de um sistema de gestão para vendas externas.
14. Use a tecnologia a seu favor para reduzir custos e diminuir despesas nas vendas externas
Você certamente percebeu como muitas das dicas acima falam sobre o potencial de um software de gestão para equipes externas.
Por meio de um sistema desses, é possível ter acesso às informações da operação, controlar toda a jornada dos vendedores, otimizar as rotas, evitar erros, etc.
O Checkmob, por exemplo, melhora em mais de 34% o planejamento das visitas de vendedores externos em apenas 3 meses. Isso significa muito menos gastos com combustível e manutenção de veículos, além de reduzir a perda de tempo da equipe (o que também resulta em menos custos).
Nesse mesmo intervalo de tempo, o Checkmob otimiza o controle das atividades em 48%, além de potencializar em até 60% a gestão de informações coletadas pela equipe externa e melhorar em 80% a análise desses dados.
Com maior controle e uma gestão otimizada, todo o processo fica mais eficiente e inteligente, levando a empresa a economizar ainda mais.
Sem falar que o sistema também aumenta em até 40% a produtividade de equipes de vendas externas nesse mesmo período de 3 meses. E, obviamente, uma equipe mais produtiva tem menos despesas e melhores resultados.
Ou seja, contar com um software de gestão de equipes externas é o melhor caminho para reduzir custos, diminuir despesas e aumentar o faturamento.
Se quiser saber mais, conheça o Checkmob e veja tudo que podemos oferecer para otimizar seus processos!
Perguntas Frequentes
Como reduzir despesas na operação de vendas externas?
Reduzir despesas na operação de vendas externas exige identificar gastos ocultos e otimizar processos. Planejar rotas, eliminar o uso de papel, acompanhar indicadores e usar tecnologia são práticas fundamentais. Com o Checkmob, é possível monitorar deslocamentos, registrar visitas e analisar dados em tempo real, o que reduz custos com combustível, aumenta a produtividade e melhora o controle da equipe externa.
Quais estratégias ajudam a diminuir custos nas vendas externas?
Entre as principais estratégias estão: revisar custos e despesas, investir em planejamento de rotas, treinar a equipe e integrar field sales com inside sales. Também é essencial digitalizar processos e evitar retrabalho. O Checkmob oferece uma plataforma completa para gestão de equipes externas, permitindo maior controle das visitas e análise de resultados, o que ajuda a reduzir custos operacionais de forma sustentável.
Por que usar tecnologia é essencial para reduzir custos nas vendas externas?
A tecnologia permite automatizar tarefas, eliminar erros e dar mais visibilidade à operação. Com o Checkmob, gestores podem acompanhar rotas em tempo real, controlar jornadas e gerar relatórios precisos, reduzindo desperdícios e aumentando a eficiência. Em poucos meses, empresas já observam economia significativa em combustível, manutenção e tempo de deslocamento, além de uma equipe externa mais produtiva e estratégica.
Diretor de Sales e Customer Success na Checkmob. Há mais de 10 anos, ajuda gestores a destravar resultados em vendas externas, unindo visão estratégica e execução prática para transformar operações comerciais.
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