Para controlar suas vendas externas e aumentar a produtividade em uma operação de field sales, é fundamental capacitar sua equipe e contar com boas ferramentas de gestão. Uma gestão de equipes externas eficiente faz toda a diferença nesse processo.
Afinal, você sabia que equipes de vendas externas costumam dedicar menos de 39% de seu tempo a vender? Segundo um estudo publicado na revista Forbes, consultores externos perdem muitas horas todos os dias com ações que poderiam ser otimizadas.
Essas ações são o que nós chamamos de ladrões de produtividade nas vendas externas. Eles envolvem:
- Falta de controle nas visitas;
- Deslocamentos desnecessários que podem acontecer quando há pouca organização;
- Grande volume de formulários em papel;
- Dificuldade para encontrar informações sobre os clientes ou conferir dados das visitas;
- Realização de relatórios manuais;
- Dificuldade na comunicação entre quem está na empresa e as equipes que estão na rua;
- Desorganização no envio e recebimento de e-mails;
- Ausência de um checklist para garantir que tudo o que é importante seja realizado em cada visita.
Sem uma ferramenta para otimizar as visitas, seu promotor de vendas pode perder horas apenas organizando as visitas do dia, passando a limpo anotações, dirigindo para endereços errados, sem contar com a quantidade de informações valiosas que pode estar se perdendo nesse caminho.
E a consequência disso, você, gestor, já sabe: quanto menos tempo puderem dedicar às vendas, menos faturamento seus vendedores externos conquistarão para a empresa.
A única forma de enfrentar esses ladrões de produtividade é com eficiência na gestão e controle das visitas e vendas externas.
Para saber como fazer isso, continue sua leitura:
Por que é importante ter um controle de visitas e saber o que está acontecendo em campo?
Estamos em um momento desafiador no mundo de field sales para B2B. A pandemia de covid-19, a transformação digital e a mudança de gerações no comando das empresas têm levado a um forte de crescimento das estratégias e times de inside sales.
Mas isso não significa que as vendas externas vão acabar. Pelo contrário: elas vão se adaptar e precisam se tornar muito mais profissionais.
Leia mais: Futuro das vendas externas: field sales não morreu, mas está mudando! Saiba como acompanhar essas tendências
Essa mudança requer uma operação eficiente, com foco em mais inteligência de automação e menos trabalho manual.
Ela demanda planejamento, controle na execução de cada etapa, automatização dos processos, coleta e organização de informações e, é claro, análise dos dados para avaliar cada situação e buscar melhorias constantemente.
É só dessa forma que sua operação pode reduzir o tempo gasto com atividades que não estão diretamente ligadas à venda e melhorar a produtividade de toda a equipe. Assim, sua empresa estará pronta para se destacar também no futuro de field sales!
Para esse objetivo, utilizar uma tecnologia para controle de visitas é indispensável. Mas, para você ter certeza disso, nós apresentaremos a seguir os benefícios dessa estratégia, tanto para sua gestão, quanto para seus vendedores externos.
Quais são os benefícios que os consultores ganham com um controle de vendas externas?
Um bom controle de visitas, que facilita o registro de informações no cliente e otimiza o planejamento de cada visita, agiliza a rotina do vendedor, aumenta seus resultados e melhora todo o seu trabalho.
Confira no vídeo abaixo as principais vantagens que seus consultores terão ao contar com essa funcionalidade, e lembre de apresentar esses benefícios para que eles aproveitem ao máximo e vejam o software como um aliado do seu trabalho:
Ter foco no cliente durante as vendas consultivas
Com esse controle, o vendedor não precisa mais fazer anotações em papel, ou preencher um CRM complexo durante cada visita.
No sistema, ele tem a possibilidade de escolher o tipo de visita que está realizando (por ex: prospecção, relacionamento, follow up, pós-venda) e selecionar um checklist personalizado que vai guiá-lo na conversa para chegar às principais perguntas e pontos que ele precisa abordar durante a conversa
Com a facilidade de contar com o apoio desses checklists personalizados — que são criados e atualizados pelos gestores, com ajuda da equipe — o vendedor pode focar no que é mais importante na visita: o atendimento.
Isso aumenta a efetividade do consultor externo em cada visita. Afinal, a atenção dele estará totalmente direcionada às necessidades do cliente.
Reduzir a perda de tempo e facilitar o dia a dia do promotor de vendas
Além de permitir esse foco mais humanizado e completo, a ferramenta também otimiza o tempo dos seus vendedores.
Afinal, um dos grandes ladrões de produtividade nas vendas externas é o trabalho de fazer anotações em papel, ou preencher CRMs complexos. Com uma ferramenta para field sales, que ofereça os checklists que facilitam o processo, o consultor perde menos tempo e pode visitar mais clientes por dia.
Sem falar que os checklists ajudam o vendedor a não esquecer de nenhuma das perguntas importantes de um atendimento. Assim, a visita é mais organizada e objetiva e ele não perde tempo tendo que voltar a falar com o mesmo cliente apenas para resolver esse detalhe.
Tudo isso representa melhores resultados para a empresa e uma rotina muito mais simplificada para sua equipe externa.
Acesso facilitado às características do cliente
Todo vendedor externo sabe que é essencial lembrar de algumas informações do cliente antes de cada visita. Isso aumenta muito as chances de venda e melhora até o relacionamento com o tomador de decisões.
Com a funcionalidade de controle de visitas isso fica muito mais fácil. Dentro da ferramenta de cadastro do cliente, o vendedor ao seu alcance informações como:
- Telefone/WhatsApp: para que o vendedor pode entrar em contato com o cliente facilmente, em qualquer situação;
- Endereço: ao clicar em “como chegar” no aplicativo do Checkmob, o sistema abre o Google Maps para o vendedor seguir a melhor rota até o cliente;
- Informações das últimas visitas realizadas naquele cliente: seja visitas realizadas pelo vendedor que está visualizando o cadastro ou pelo último vendedor que as realizou. Esses dados ajudam o consultor a se preparar melhor e entender o que já foi conversado com aquele cliente.
Filtro de característica dos clientes
É possível filtrar a carteira de cliente por alguma característica que seja essencial para o vendedor planejar melhor suas visitas. Alguns exemplos são:
- Etapa da venda: quais empresas são prospects, leads, clientes ou clientes perdidos?
- Nível do relacionamento: quais empresas têm relacionamento quente, morno ou frio com sua empresa;
- Porte e ticket médio: quais empresas são de porte grande, médio ou pequeno e que têm ticket de compra alto, médio ou baixo.
O cliente Checkmob pode filtrar também por qualquer outra característica que ache necessário — só é preciso que o gestor cadastre no sistema para o vendedor poder filtrar.
Roteiro de visitas otimizado
É normal que o vendedor externo precise pesquisar o endereço de cada cliente, colar esse endereço em algum aplicativo de rota e ficar comparando para ver quais são os mais próximos. No entanto, esse processo pode custar um tempo valioso.
Por evitar isso, o Checkmob oferece uma roteirização de visitas otimizada, apresentando os clientes mais próximos e montando a rota dentro do próprio app, o que facilita todo o processo.
Além disso, o sistema conta com a funcionalidade filtro de cobertura de carteira. O vendedor externo pode abrir a sua carteira de clientes no app e filtrar quais clientes ele não visitou (ou visitou) nos últimos dias, semanas ou meses.
Isto dá a ele muito mais assertividade para priorizar empresas que faz um tempo que ele não visita.
O app e o software Checkmob são aliados do bom vendedor. Eles otimizam o trabalho e ainda mostram diretamente ao gestor seus resultados, seus esforços de visitas e até seu relacionamento com os clientes.
Quais vantagens uma empresa tem com o controle de visitas de cada promotor de vendas?
Os benefícios de usar uma ferramenta de controle de visitas são ainda maiores para o gestor de uma operação de field sales. Além de um aumento no faturamento, graças à otimização do tempo que acabamos de mencionar, há outras duas grandes vantagens:
Aumentar a confiança na equipe, sabendo que estão fazendo um bom trabalho
Por meio da tecnologia que permite o controle das atividades realizadas em campo, o gestor terá em mãos as informações de toda a equipe.
Assim, é possível acompanhar o desempenho das equipes e vendedores individualmente, implementar a cultura de feedbacks constantes, entender onde estão os gaps no processo e na comunicação, realizar mais treinamentos focados nas dificuldades de cada equipe e acompanhar os números da operação, que, afinal, é como um gestor de excelência deve basear suas decisões e gestão.
Além disso, o gestor ainda ganha em tranquilidade e confiança, sendo capaz de acompanhar o trabalho da equipe com facilidade e ver que estão fazendo um bom trabalho.
Melhorar a operação a partir dos indicadores comerciais para vendas externas
Você conhece o conceito de gestão data driven? Uma empresa que segue esse preceito se baseia em dados, informações e indicadores como tempo médio de visitas, taxa de positivação de carteira, conversão de visita em negócio e tantos outros.
Dessa forma, os gestores conseguem identificar problemas e oportunidades com antecedência — tudo para aumentar a produtividade e o número de vendas fechadas.
Afinal, é fundamental ter uma gestão além do controle. Esse é um dos nossos slogans, que indica que as empresas que têm uma operação madura, uma equipe bem treinada e excelentes resultados, geralmente estão mais preocupadas com a gestão dos dados do que em apenas controlar onde os vendedores estão.
É claro que acompanhar os vendedores e avaliar seu tempo são funções importantes e precisam ser mensuradas, mas uma gestão eficiente precisa pensar além, com dados que ajudam a ter uma operação mais eficiente e mais confiança na equipe.
Com essa otimização, o gestor também terá mais tempo e foco na gestão.
Mas, para ter todos esses dados, é fundamental ter um software que seja eficiente para mapear a operação de vendas externas de ponta a ponta e que ajude na gestão de equipes e vendas, como é o caso do Checkmob.
Leia mais: Principais indicadores comerciais: Conheça os KPI’s indispensáveis para vendas externas.
Como facilitar a coleta de dados e aumentar a produtividade dos vendedores externos?
Eu sei que você chegou neste texto pensando em como controlar a sua equipe com mais eficiência. E isso realmente é importante. No entanto, há muitas outras estratégias que podem te ajudar a ir mais longe, capacitando seu time e construindo uma operação mais confiável e otimizada.
Lembre-se de que gerir uma operação de vendas externas é gerir pessoas. Por isso, veja este checklist de dicas extras que preparamos pra você ter uma verdadeira gestão que vá além do controle.
1. Treinar sua equipe de promotores de vendas externas
Consultores externos experientes, capacitados e bem treinados vão te oferecer os melhores resultados. Principalmente se contarem com boas ferramentas para o seu trabalho.
2. Planejar de forma certeira as demandas de visitas aos clientes
A positivação da carteira depende de um bom planejamento, que considere a demanda de visitas para cada cliente.
Ter uma agenda de visitas programadas facilita esse processo. Esse é um dos benefícios das funcionalidades do Checkmob.
O sistema também permite a roteirização das visitas por ordem de proximidade ou urgência/importância, seguindo as demandas necessárias.
Veja como funciona na prática:
3. Ter todos os clientes cadastrados com informações atualizadas
Pouca coisa é tão frustrante para um vendedor externo quanto perder a viagem porque o cliente mudou de endereço. Por isso, manter os cadastros atualizados é fundamental.
Também é importante registrar características do cliente, como telefone, endereço, quem é o principal tomador de decisões, quais suas preferências, que tipos de estratégias de vendas são mais eficientes com ele, o que foi conversado nas últimas visitas, etc.
Ter isso em mãos facilita muito o trabalho do consultor externo.
4. Acompanhar as visitas em tempo real no mapa
Com um mapa que mostra as visitas em tempo real, o gestor pode acompanhar a operação no dia a dia, ou em um curto espaço de tempo, para que possa avaliar a qualidade do trabalho da equipe, seja por tipo de visita realizada, quantidade de clientes visitados, regiões que tiverem mais ou menos cobertura, etc.
Assim, ele pode tomar medidas de forma rápida para evitar que algum problema se prolongue e também terá essa análise no final do mês, o que permite entender melhor os resultados. Por exemplo, se a equipe não bateu as metas porque não visitou clientes suficientes, isso vai ficar evidente para o gestor.
5. Controlar a execução de cada visita
Outra forma importante de acompanhar o dia a dia da operação é por meio de um controle de cada visita, que também é fundamental para os resultados.
Seu vendedor externo deve registrar o horário de chegada (check-in) e de saída (check out) em cada cliente, disponibilizando o tempo de duração da visita, que é uma métrica importante na gestão de vendas externas.
Com o Checkmob, o gestor tem acesso a isso, além de comprovantes das visitas, como fotos (que podem ser obrigatórias ou opcionais), geolocalização e assinatura em tela, Também é possível visualizar se a equipe já recebeu e se visualizou a visita programada.
6. Automatizar a coleta de dados
Com formulários digitais, um sistema como o Checkmob ajuda na coleta e automatiza os dados. As informações sobre a visita, que são respondidas em campo, podem ser ligadas diretamente com gráficos no dashboard do gestor, o que facilita a automação na gestão e gera inteligência de dados em tempo real.
7. Acompanhar relatórios e indicadores da operação
Além de automatizar o registro dos dados, o Checkmob também os organiza em relatórios e disponibiliza indicadores em dashboards personalizados que facilitam o acesso para o gestor.
Dessa forma, é possível acompanhar todas as informações e melhorar a eficiência da operação.
8. Contar com checklists padronizadas para as visitas
Visitas desorganizadas causam perda de tempo e têm muito menos efetividade, porque mesmo os vendedores mais experientes podem esquecer detalhes e deixar algo importante de lado. Por isso, checklists padronizados são fundamentais!
Algumas empresas trabalham com listas feitas no papel, que podem até ser úteis. No entanto, é possível potencializar isso por meio de checklists digitais personalizados para sua operação e atualizados a cada visita.
Com os checklists do Checkmob, por exemplo, sua equipe consegue personalizar perguntas e respostas de forma diferenciada para cada processo ou grupo de clientes.
Ou seja: a tecnologia é fundamental e está ao alcance da sua operação de vendas externas
Assista o vídeo abaixo para mais dicas, ou continue sua leitura:
Com o controle de visitas do Checkmob, é possível otimizar todos os seus processos, aumentar sua produtividade e estar atualizado com as melhores práticas de vendas externas.
Isso porque somos uma startup de tecnologia com mais de 11 anos de mercado e mais de 600 empresas atendidas. Com nossos clientes, já fomos responsáveis por aumentar a produtividade de equipes de vendas externas em mais de 5 países.
Afinal, tem coisas que precisam ser presenciais e a gente entende muito bem disso!
Perguntas Frequentes
Como controlar vendedores externos de forma eficiente?
Para controlar vendedores externos, foque em planejamento de visitas, roteirização inteligente, checklists digitais e indicadores comerciais em tempo real. Isso elimina “ladrões de produtividade” (papéis, retrabalho e deslocamentos desnecessários). O Checkmob centraliza dados, mostra visitas no mapa em tempo real, registra check-in/checkout, fotos e assinaturas, e automatiza relatórios, dando visão total da operação.
Quais benefícios o controle de visitas traz para consultores e para a gestão?
Para o consultor: menos tarefas manuais, mais visitas por dia e foco no cliente com checklists personalizados. Para a gestão: confiança na execução, feedback contínuo e decisões baseadas em KPIs (positivação, tempo médio, conversão). Com o Checkmob, filtram-se carteiras por etapa/relacionamento, acompanham-se rotas e resultados e reduzem-se custos operacionais rapidamente.
Que práticas e ferramentas aumentam a produtividade de vendas externas?
Implemente metas claras, treinamentos, agenda de visitas programadas, cadastros atualizados, mapa de cobertura e dashboards. Use tecnologia para automatizar a coleta de dados e padronizar processos. O Checkmob oferece roteirização, controle de visitas, dashboards de performance e checklists digitais, elevando a produtividade e a qualidade do atendimento em campo.
O Checkmob reúne checklists personalizados, controle de KM e registro de visitas para eliminar desperdício e retrabalho na operação externa.
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Diretor de Sales e Customer Success na Checkmob. Há mais de 10 anos, ajuda gestores a destravar resultados em vendas externas, unindo visão estratégica e execução prática para transformar operações comerciais.
