Como você envia uma mensagem para agendar uma visita ao seu cliente? Em um mundo cada vez mais conectado e com a velocidade da comunicação aumentando exponencialmente, a maneira como nos comunicamos com nossos clientes torna-se um diferencial competitivo.
Por isso, contar com mensagens eficazes para marcar suas visitas externas é essencial. Então, é preciso conhecer e utilizar as melhores práticas para escrever algo que chama a atenção e motiva o cliente a aceitar o convite.
Neste material, vamos te mostrar as várias maneiras de criar mensagens impactantes, como informar o horário de atendimento de forma clara, a formulação da frase perfeita para abordar um cliente e quais gatilhos mentais são mais eficazes nessas situações. Acompanhe!
3 exemplos de mensagens para agendar uma visita ao cliente
O primeiro contato com o cliente para agendar uma visita é crucial. É importante ser cortês, claro e conciso. Por exemplo, comece com uma saudação educada e direta, mencione brevemente o propósito da visita e proponha um ou mais horários para que o cliente escolha de acordo com sua conveniência.
Veja três exemplos que podem ser adaptados para sua necessidade específica:
- "Olá [Nome do Cliente], espero que esteja tudo bem! Estou entrando em contato para propor uma visita à sua empresa para apresentar as últimas atualizações de nossos produtos/serviços. Teria algum horário disponível na próxima semana para conversarmos? Aguardo seu retorno e desejo-lhe um ótimo dia!"
- "Prezado(a) [Nome], sou [Seu Nome] da [Nome da Empresa]. Gostaria de agendar uma visita para discutirmos algumas oportunidades que surgiram aqui e podem ser ideais para o momento da sua empresa. Que tal nos encontraremos na terça-feira às 14h ou quinta-feira às 10h? Fico no aguardo da sua preferência!"
- "Bom dia, [Nome]! Sou [Seu Nome] e trabalho com [Breve descrição do serviço/produto]. Vi que sua empresa utiliza [equipamento] e nós temos uma solução moderna que tem [benefício do seu produto]. Gostaria de marcar uma visita para explorarmos essa possibilidade. Qual é o melhor dia e horário para você na próxima semana?"
3 exemplos de mensagens de lembrete de agendamento
Mensagens de lembrete são essenciais para garantir que o cliente lembre-se da visita que foi agendada. Eles ajudam a reduzir o número de vezes que você não encontra o prospect no dia agendado e ainda demonstram atenção pelo tempo do cliente.
Aqui três exemplos de lembretes que mantêm o tom profissional e ao mesmo tempo são amigáveis:
- "Olá [Nome do Cliente], apenas um lembrete amigável de nossa reunião marcada para [Data e Hora]. Estou ansioso(a) para o nosso encontro. Se surgir algum contratempo, por favor, avise com antecedência. Obrigado!"
- "Prezado(a) [Nome], espero que você esteja tendo uma boa semana. Desejo lembrar-lhe do nosso encontro agendado para [Data e Hora]. Até breve!"
- "Bom dia, [Nome]! Estou escrevendo para confirmar nossa reunião de [Data e Hora]. Tenho certeza de que será uma conversa muito proveitosa. Se houver alguma mudança de planos, ficarei grato(a) se puder me informar."
Como informar o horário de atendimento?
Informar o horário de atendimento é uma parte crítica nas interações com o cliente. Esta comunicação deve ser sempre clara e acessível, evitando qualquer tipo de mal-entendido.
O primeiro passo é garantir que essa informação esteja facilmente disponível em todos os canais de comunicação da empresa: site, redes sociais, e-mails e outros materiais de marketing.
Na assinatura do e-mail e durante as interações iniciais também deixe anotado os seus horários de atendimento para estabelecer expectativas claras.
Além disso, é importante manter uma linguagem que combina com a marca da empresa e que seja ao mesmo tempo informativa.
É preciso considerar a possibilidade de clientes em diferente fuso horário e ser flexível, oferecendo alternativas de agendamento que possam atender a estas variações.
O fundamental é manter a comunicação aberta e ser transparente quanto à disponibilidade para encontros e reuniões.
No caso de uma mensagem automática de WhatsApp para quando você estiver ausente, pode ser:
“Olá! Bem-vindo ao nosso serviço de atendimento via WhatsApp. Nosso horário de atendimento é de [dias e horários]. Fora desses horários, responderemos assim que possível no próximo dia útil. Agradecemos sua compreensão. Tenha um ótimo dia!”
Qual a melhor frase para abordar um cliente?
Abordar um cliente é um dos momentos mais críticos na construção do relacionamento entre a empresa e o público.
O segredo para uma abordagem bem sucedida é a personalização. Assim, a frase deve refletir um entendimento das necessidades específicas do cliente, bem como como sua oferta pode atendê-las.
Isso significa fazer uma pesquisa prévia sobre o cliente, sua empresa, seus interesses e qualquer interação anterior que tenha tido com sua organização. Uma boa abordagem pode começar com um cumprimento que mostre familiaridade e respeito, seguido por uma proposta de valor que destaca o benefício específico que o cliente ganhará ao aceitar uma visita ou reunião.
É essencial empregar uma linguagem que seja ao mesmo tempo profissional e calorosa, evitando jargões corporativos que podem criar uma barreira entre você e o cliente.
Utilize frases que indiquem claramente um benefício para o cliente, seja ele uma promoção exclusiva, uma solução personalizada para um desafio que o cliente está enfrentando ou até mesmo uma oportunidade de aprendizado.
Lembre-se sempre de que a melhor frase será sempre aquela que ressoa com o cliente e que desperte seu interesse em se envolver com sua empresa.
Quais gatilhos mentais usar na mensagem para agendar uma visita ao cliente?
Gatilhos mentais são ferramentas psicológicas que, quando usadas de forma responsável, podem influenciar a tomada de decisões de um cliente.
É importante identificar quais gatilhos são mais seguros para cada situação para criar uma mensagem para agendar uma visita que seja convincente.
Por exemplo, veja como alguns dos principais gatilhos mentais podem ser utilizados:
- Urgência: pode ser utilizado para indicar que uma oferta ou oportunidade é por tempo limitado, incentivando o cliente a agir rapidamente.
- Reciprocidade: é útil para criar um senso de dívida moral, como oferecer algo de valor antes de pedir uma reunião.
- Prova social: pode ser empregada para mostrar que outros clientes estão obtendo sucesso com seu produto ou serviço, aumentando a confiabilidade de sua oferta.
- Autoridade: envolve demonstração de conhecimento e orientação no seu campo de atuação, o que pode ser feito mencionando certificações, prêmios ou outras formas de reconhecimento.
É necessário entender a psicologia por trás desses gatilhos e aplicá-los de forma ética e eficaz para alcançar os resultados desejados.
Os métodos de abordagem e de escrita de mensagem para agendar uma visita ao cliente são múltiplos e variados, mas a chave para uma estratégia bem-sucedida é o entendimento profundo do cliente e a comunicação personalizada.
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Escrito por
Leticia Felix
