Quando se trata de gerenciar um processo de vendas eficaz, a organização e compreensão das etapas envolvidas são fundamentais para o sucesso. Aqui é onde entra o fluxograma de vendas.
Essa é uma ferramenta visual que vai atuar na otimização e padronização dos processos de vendas. Dessa forma, contribui com a comunicação interna e fechamento de negócios de forma mais eficaz.
Neste artigo, explicaremos o conceito de fluxograma de vendas, os motivos de adotar esta ferramenta e como criar um ideal e personalizado para a sua empresa.
O que é um fluxograma?
O fluxograma é uma representação gráfica utilizada para ilustrar e compreender os processos sequenciais em diversas áreas de atuação, incluindo o ambiente de vendas.
Cada elemento em um fluxograma possui um significado específico, o que facilita a visualização do fluxo de trabalho e das operações.
Assim, os elementos típicos de um fluxograma são:
- Retângulos — representam as etapas ou tarefas a serem realizadas;
- Losangos — indicam pontos de decisão;
- Setas — demonstram a direção do processo;
- Paralelogramos — simbolizam a entrada ou saída de dados.
Além desses, há símbolos especiais como círculos ou ovais que podem representar o início/fim do processo e cilindros que indicam armazenamento de dados.
Portanto, a compreensão desses elementos permite que todos os envolvidos no processo compreendam o seu papel e as etapas subsequentes a serem seguidas.
Isso colabora para que uma equipe esteja alinhada e preparada para cada etapa do processo, minimizando erros e otimizando o tempo de execução, especialmente quando falamos sobre vendas externas, quando cada colaborador segue longe da equipe.
Por que ter um fluxograma de vendas?
Ter um fluxograma de vendas vai ajudar na gestão de vendas. Isso porque os vendedores através de cada etapa do processo, destacando onde estão e para onde precisam ir a seguir.
Além disso, ao visualizar o fluxo, as equipes de vendas podem identificar áreas de ineficiência e gargalos que podem estar atrasando o processo, permitindo a implementação de ações corretivas e aumentando as vendas.
Outro benefício é que um fluxograma de vendas fornece uma linguagem comum a toda a equipe, independentemente de sua experiência ou conhecimento prévio, o que torna a comunicação mais clara e eficiente.
Um fluxograma de vendas bem projetado também ajuda a padronizar as etapas de vendas, garantindo que todos os membros da equipe sigam os mesmos procedimentos e critérios. Isso é particularmente útil para garantir que os leads sejam tratados de forma consistente, ou que possam aumentar as taxas de conversão.
Além disso, ele serve como uma ferramenta de treinamento eficaz para novos colaboradores, pois oferece uma visão geral do processo que eles devem seguir e ajuda a acelerar o período de integração à equipe.
Veja um exemplo básico de fluxograma de vendas abaixo:
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Como fazer um fluxograma de processo de vendas?
- Defina as etapas do seu processo comercial
O primeiro passo para criar um fluxograma de vendas é identificar e definir claramente todas as etapas do seu processo comercial.
Isso começa com o reconhecimento do ponto de partida – geralmente o momento em que um cliente potencial entra em contato com a empresa – até o estágio final de fechamento de venda e, em alguns casos, o acompanhamento pós-venda.
Cada etapa deve ser descrita de forma direta e simples, evitando uma complexidade excessiva que pode confundir o usuário do fluxograma. É essencial que esse passo seja feito com a colaboração da equipe, pois isso garante que todas as perspectivas e conhecimentos sejam levados em conta.
- Desenhe de acordo com os símbolos do fluxograma
Uma vez que as etapas estão definidas, é hora de desenhar o fluxograma utilizando os símbolos corretos para representar cada parte do processo.
A ferramenta que você escolhe para desenhar o fluxograma (pode ser um software específico ou até mesmo papel e caneta) deve permitir flexibilidade para alterar e adaptar o diagrama conforme necessário ao longo do tempo.
Lembre-se de criar um fluxograma que seja fácil de ler e entender, evitando a poluição visual.
Algumas opções de softwares para a criação desta ferramenta são:
- Ludichart;
- Canva;
- MindMeister;
- Miro.
Descreva as etapas
Com a estrutura gráfica pronta, descreva cada etapa em detalhes, se necessário, para fornecer uma compreensão completa de cada ação e decisão a ser tomada.
Às vezes, pode ser necessário explicar o contexto por trás de uma etapa específica ou detalhar as nuances envolvidas em certas decisões.
Isso ajuda a garantir que todos os membros da equipe tenham uma compreensão clara de como o processo funciona e o que é esperado deles em cada fase.
Para um primeiro momento, isso é essencial. Depois, o time já estará habituado e, provavelmente, só de olhar para o fluxograma, já saberá o que é esperado em cada etapa.
Valide o fluxograma
Depois, é crucial que o fluxograma seja validado. Isso significa testá-lo na prática e verificar se todas as etapas estão corretas e se não há falhas no processo. Feedbacks de alguns membros equipe são essenciais, pois eles serão os usuários finais do fluxograma.
Apresente para a equipe
Por fim, apresente o fluxograma para toda a equipe, certificando-se de que todos compreenderam como utilizá-lo e estão confortáveis com o processo representado.
Vale ressaltar que podem ser necessários treinamentos para garantir que o fluxograma seja adotado de forma eficaz.
A otimização do processo de vendas por meio de um fluxograma pode ser o diferencial para alcançar resultados extraordinários.
Isso porque um fluxograma de vendas bem feito e disseminado entre os membros da equipe ajuda a aumentar a produtividade, esclarecer a comunicação e padronizar as operações, resultando em um aumento potencial das taxas de conversão.
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Escrito por
André Zacarias
