Controle de jornada da equipe externa: importância e como fazer!

Controle de jornada da equipe externa: o que é?

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O controle de jornada da equipe externa consiste no acompanhamento das atividades realizadas pelos colaboradores fora da empresa.

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É muito comum essa necessidade no caso de gestores que lideram vendedores externos, profissionais de merchandising, técnicos de manutenção, motoristas, auditores de segurança no trabalho, entre outros colaboradores.

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Convém mencionar que a finalidade deste controle é verificar o cumprimento das atividades pelos profissionais a fim de constatar se estão sendo produtivos e se, consequentemente, trarão os resultados esperados pela empresa.

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Ademais, é preciso saber que esse controle pode acontecer de diversas formas, como por meio do registro de ponto e do acompanhamento das atividades externas via aplicativos.

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Por que realizar o controle da jornada de equipes externas?

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Existem vários motivos para controlar a jornada das equipes externas, sendo os principais:

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1. Segurança trabalhista

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Segundo a CLT, cada trabalhador contratado pode realizar uma jornada de 8 horas diárias, com o acréscimo de, no máximo, 2 horas extras. E é função do empregador dar ao colaborador os meios para registrar seu tempo de trabalho.

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Assim, no caso específico do registro de ponto com controle, enquanto a empresa tem uma forma de garantir que seu funcionário está trabalhando e produzindo, o trabalhador tem seus direitos protegidos para não trabalhar além do que está previsto na lei.

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No entanto, nem todo trabalhador externo precisa registrar ponto. Há parágrafos do Art. 62 da CLT, no capítulo que trata sobre a jornada de trabalho, que apresentam alguns profissionais que estão isentos desse controle, como:

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• “Empregados em regime de teletrabalho que prestam serviço por produção ou tarefa”. Ou seja, seu trabalho não é remunerado por horas, e sim por atividades realizadas. Então não é necessário registrar o ponto.

• “Empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho”. São pessoas que têm horários flexíveis, que não cabem em uma jornada fixa. Essa informação precisa estar registrada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados.

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Isso precisa ser levado em conta na contratação e no controle da jornada de trabalho de vendedores externos, pois essa classe pode trabalhar com ou sem horários fixos.

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Caso ela tenha horários fixos, é preciso ter uma ferramenta para bater o ponto. Mas se a opção for por horários flexíveis, o gestor não pode cobrar que o vendedor realize algum horário específico.

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2. Avaliação do desempenho dos colaboradores

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Por meio do acompanhamento das atividades realizadas em campo dentro de um software apropriado, o gestor pode avaliar se seus colaboradores estão realmente aproveitando seu tempo de trabalho para conquistar bons resultados.

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Afinal, há equipes externas que gastam até 50% do seu tempo em atividades que não agregam valor ao negócio. É preciso, então, fiscalizar e avaliar onde há perda de tempo e como é possível otimizar os processos.

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Desse modo, com um bom controle da jornada, o gestor pode evitar práticas que sugam a produtividade.

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Leia mais: Como controlar seus vendedores externos e aumentar a produtividade da equipe.

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3. Identificação de problemas e correção de falhas

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O controle de jornada de trabalho também permite que os gestores acompanhem os indicadores de sucesso de cada colaborador e de toda a equipe.

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Com esses números em mãos, fica muito mais fácil identificar problemas, descobrir oportunidades e otimizar as estratégias da equipe externa para ter muito mais resultados.

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4. Acompanhamento em tempo real

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Também é importante destacar que, quando o acompanhamento é feito com uma boa ferramenta, como o software de gestão para equipes externas do Checkmob, o gestor pode ver de perto cada ação de seu colaborador.

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É possível conferir se ele está seguindo os padrões da empresa, se está realizando todas as visitas necessárias e se está sendo eficiente em suas atividades.

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Com isso, torna-se possível aumentar a produtividade da equipe por meio de algumas intervenções, ajustes de demandas e mudanças no cronograma, por exemplo.

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5. Controle de custos

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Como consequência dos benefícios listados anteriormente - como avaliação e identificação de problemas e acompanhamento em tempo real das atividades da equipe, torna-se possível aumentar a eficiência das operações e reduzir o gasto de tempo e de dinheiro.

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Ou seja, o caixa da empresa também é impactado positivamente com esse controle.

6. Indicadores de desempenho claros

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Mais do que garantir cumprimento de horários, o controle de jornada da equipe externa permite acompanhar indicadores estratégicos que impactam diretamente a produtividade e o resultado da operação. Alguns exemplos práticos são:

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• Redução de horas improdutivas: identificar quanto tempo a equipe gasta em atividades que não agregam valor, como deslocamentos mal planejados ou esperas desnecessárias.

• Número de visitas realizadas: acompanhar se o time está cumprindo a quantidade de atendimentos esperada no dia ou na semana.

• Tempo médio de deslocamento: entender se a roteirização está eficiente ou se há desperdício de tempo no trânsito.

• Percentual de atividades concluídas: medir a execução das tarefas planejadas em comparação com o que realmente foi entregue.

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Ao monitorar esses indicadores em tempo real, o gestor não apenas garante conformidade, mas também consegue tomar decisões mais inteligentes sobre a operação e direcionar melhor os esforços da equipe.

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Como fazer o controle de jornada da equipe externa?

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Agora que você sabe o que é e a importância de realizar o controle de jornada da equipe externa, é essencial compreender a forma como a sua empresa pode fazer essa gestão a fim de que ela seja eficiente e traga os resultados esperados.

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Para te ajudar, listamos alguns passos:

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1. Não se limite ao registro de ponto

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Embora seja uma importante ferramenta - e, em muitos casos, obrigatória -, o controle da equipe não deve se limitar ao registro de ponto. Afinal de contas, ele não dá informações detalhadas como as atividades que foram realizadas, os resultados das visitas, etc.

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Lembre-se de que o fato de um colaborador cumprir as horas de trabalho não significa que essas estejam sendo produtivas. Portanto, é necessário um acompanhamento mais preciso.

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2. Utilize um software que seja atualizado em tempo real

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Graças à tecnologia, já existem softwares voltados para a gestão de equipes externas.

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Nos mais completos, o gestor pode acompanhar, em tempo real, onde os colaboradores estão, seus check-ins e checkouts, as atividades realizadas, as informações sobre as visitas, os roteiros, entre outros.

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Ou seja, essa é uma ferramenta que possibilita um acompanhamento completo para que o gestor possa se comunicar com mais assertividade com os profissionais e, assim, direcioná-los de forma a alcançar as metas e os objetivos da empresa.

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3. Aposte no Checkmob

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O Checkmob é um software completo para o controle de jornada da equipe externa. Afinal, nele é possível cadastrar todas as informações das atividades da equipe.

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O colaborador que utiliza o Checkmob pode, dentre outras atividades:

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• Marcar o check-in e o checkout no local;

• Incluir fotos;

• Coletar a assinatura do cliente;

• Registrar outras informações que são necessárias para sua empresa, etc.

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Tudo isso de forma fácil, por meio de um dispositivo móvel (celular ou tablet).

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Assim, o trabalhador otimiza sua atividade, sem perder tempo com registros em papel e burocracia. Ao mesmo tempo, o gestor recebe as informações e terá acesso a tudo que está acontecendo em campo.

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Além disso, convém mencionar que, com a nossa ferramenta, fica mais fácil evitar problemas comuns na gestão de equipes externas, como:

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• Falta de controle nas visitas;

• Deslocamentos desnecessários;

• Perda de tempo com papelada e relatórios manuais;

• Falta de comunicação entre a empresa e a equipe externa, etc.

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No fim, controlar a jornada da equipe externa não é apenas registrar ponto. É ter clareza sobre o tempo investido, reduzir desperdícios e direcionar o esforço para o que realmente gera resultado.

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Portanto, conheça hoje mesmo o Checkmob e impulsione os resultados da sua equipe externa!