Você investe em equipe, em treinamento e em metas ambiciosas. Mas, na hora de priorizar visitas, distribuir territórios ou identificar oportunidades na carteira, falta base, falta informação, falta um bom cadastro de clientes! Parece algo simples, mas é exatamente aí que muitas operações de vendas externas se complicam — e perdem tempo, dinheiro e performance.
Neste artigo, vamos mostrar como um cadastro bem feito (e bem gerenciado) pode ser o seu maior aliado estratégico para bater metas com mais inteligência e menos esforço.
- O que é um cadastro de clientes?
- Por que o cadastro é um ativo valioso para o gestor de equipes externas?
- Quais informações devem constar em um cadastro de clientes?
- Erros comuns no cadastro de clientes - e como evitá-los
- Quais os benefícios de ter um bom cadastro?
- Como gerenciar os dados dos cadastros?
- Qual o melhor sistema de cadastro de clientes?
O que é um cadastro de clientes?
O cadastro de clientes é uma ferramenta de inteligência comercial que orienta decisões estratégicas, roteirização de vendas e possíveis expansões de mercado de uma empresa.
Isso porque ele possui todas as informações dos clientes e potenciais clientes, desde dados pessoais até interações anteriores e histórico de compras.
Por que o cadastro é um ativo valioso para o gestor de equipes externas?
Você sabe exatamente quantos clientes ativos sua equipe de vendas externas têm visitado nos últimos 30 dias? Não? Então é exatamente por isso que o cadastro de clientes é um ativo valioso!
Sim, ele não é apenas uma base de informações soltas. É, na verdade, um insumo para roteirização, filtro para priorização de visitas e base para mapear oportunidades na carteira.
Nesse sentido, um cadastro de clientes elaborado com atenção e cuidado permite que o gestor tome decisões mais estratégicas e assertivas e que realmente tragam resultados para a empresa.
Quais informações devem constar em um cadastro de clientes?
No âmbito das vendas externas, para além dos dados básicos dos clientes presentes nos cadastros comuns (nome, e-mail, telefone, data de nascimento, profissão, como conheceu a empresa, preferências, canais de comunicação utilizado, etc.), é essencial que as seguintes informações também se façam presentes:
- Endereço com localização: para facilitar a criação e a logística perfeita das rotas que serão utilizadas pelos vendedores externos.
- Histórico de visitas: o registro da quantidade de vezes que um cliente já foi visitado e os insights dessas visitas é importante para definir novas e eficazes estratégias de abordagem, sem correr o risco de ser inconveniente.
- Perfil de compra: informações como serviços e produtos preferidos e a frequência que as compras foram realizadas também é essencial em um cadastro de clientes para ser mais assertivo nas estratégias de vendas.
- Últimas interações com a empresa: esse registro ajuda na identificação de oportunidades e dicas que o próprio cliente tenha dado sobre as suas necessidades.
Erros comuns no cadastro de clientes - e como evitá-los
Existem alguns erros que são cometidos com uma certa frequência na hora de realizar o cadastro de clientes, mas que trazem consequências bastante negativas e impedem, muitas vezes, a conclusão das vendas.
Por isso, listamos a seguir alguns desses erros e como evitá-los, para que esse não seja mais um problema na sua empresa:
1. Falta de campo obrigatório
Um erro comum é não especificar quais campos são obrigatórios para preenchimento.
No entanto, isso faz com que o vendedor deixe de registrar dados e informações valiosas, que podem fazer falta na hora de converter a venda.
Por isso, na hora de criar o formulário para preenchimento, especifique quais dados não podem faltar em hipótese alguma. Além disso, oriente o vendedor para essa questão.
2. Falta de padronização
Não ter um formulário padrão para coleta e organização das informações também é um outro problema frequente e grave.
Isso porque, além de correr o risco de algum dado relevante ficar fora dos registros, o acompanhamento e a gestão do cadastro é dificultada. Nesse cenário, pode acontecer de deixar de abordar um lead quente e concluir uma venda, por exemplo.
Sendo assim, é importante ter um modelo padrão, que boas ferramentas, como a Checkmob, oferecem para te ajudar nesse processo.
3. Cadastro desatualizado
Na correria do dia a dia, é comum deixar de atualizar o cadastro do cliente. No entanto, dados errados ou antigos podem resultar em perda de vendas.
Por isso, procure criar uma periodicidade (semanal ou quinzenal, por exemplo) para atualizar a sua base de dados.
O que um bom cadastro pode gerar em produtividade e vendas?
Um bom e completo cadastro, que não cometa os erros listados, pode trazer diversos benefícios para a equipe de vendas externas e para os resultados da empresa, como:
- Maior quantidade de visitas produtivas por dia;
- Menor tempo de deslocamento;
- Diminuição da taxa de perda de cliente por esquecimento ou má abordagem;
- Aumento da fidelização dos clientes;
- Comunicação mais personalizada e eficiente;
- Possibilidade de reativar clientes antigos.
Como gerenciar os dados dos cadastros?
Confira agora como gerenciar os dados dos cadastros dos clientes para otimizar os resultados da sua equipe de vendas externas:
Atualização constante
Como vimos, é imprescindível manter os dados cadastrais dos seus clientes e potenciais clientes atualizados. Para otimizar esse processo, você pode utilizar um aplicativo ou um sistema próprio para controle de dados, como é o caso do Checkmob.
Dessa forma, você tem mais facilidade e agilidade para fazer essa atualização, para não deixar passar nada despercebido.
Definir responsáveis
A função de cadastrar e gerenciar as informações deve ser definida e deixada bem clara em uma empresa justamente para que não haja equívocos e nem esquecimentos.
Sendo assim, defina os responsáveis pelo cadastro e pela atualização. Além disso, pontue como essas funções devem acontecer e com qual frequência. Encarar o cadastro de clientes com seriedade é o primeiro passo para colher seus benefícios.
Uso de checklists e campos obrigatórios
Especifique os campos que devem ser preenchidos obrigatoriamente e implemente um checklist na hora de coletar as informações.
Assim, você e a sua equipe de vendas ficam tendo a certeza de que nenhum conteúdo relevante deixará de ser incluído na base.
Padronização de informações
Por fim, mas não menos importante, tenha um modelo de cadastro padrão para evitar que informações relevantes não sejam registradas. Utilizando uma ferramenta própria para isso, fica muito mais fácil, intuitivo e seguro, criar essa padronização e aplicá-la no dia a dia comercial.
Qual o melhor sistema de cadastro de clientes?
Seguindo esta linha, para manter um cadastro de clientes atualizado, padronizado, seguro e completo, o ideal é contar com uma ferramenta específica para isso.
Uma excelente opção é o Checkmob, software para gestão de vendas externas, que permite fazer o cadastro de clientes de maneira rápida e intuitiva. Os dados ficam hospedados no sistema de maneira segura e podem ser consultados em poucos cliques, seja pelo software ou aplicativo.
Além disso, oferece diversos outros recursos para facilitar a vida de vendedores externos e gestores, como:
- Controle de visitas;
- Gestão da carteira de clientes;
- Roteirização inteligente;
- Checklists personalizados;
- Mapa de controle da operação;
- Gestão de equipes;
- Dashboard;
- Integrações;
- Agente de IA que analisa o relacionamento com o cliente, e muito mais!
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Escrito por
André Zacarias
